EXCEL / OpenOffice : LES FONCTIONS BASES DE DONNEES (3/3)

1 - Où créer les critères ?

Comme vous avez pu le voir dans les parties 1 et 2 nous avons créé nos critères sur une feuille spécifique. Je préfère travailler ainsi, en séparant nettement les données, le tableau d'analyse et enfin les critères nécessaires au tableau. Mais tout est question de convenance personnelle.

Vous auriez très bien pu créer vos critères sur la même page que les données comme dans l'exemple ci-dessous :

Toutefois je vous le déconseille. Si vous devez manipuler une base de données importante il est préférable de réserver une feuille spécifique. Vous y gagnerez en lisibilité.

2 - Commentez votre travail

Quiconque a un peu toucher de la programmation comprend ce que je veux dire : aujourd'hui tout vous semble clair parce que tout est frais dans votre esprit. Mais qu'en sera-t-il dans six mois ?

Pensez donc à mettre des libellés sur vos critères. Ils serviront d'aide mémoire pour vous-même ou tout autre personne amenée à se pencher sur ce que vous avez préparé.

Voici un exemple :

Sur la ligne précédant chaque critère j'ai spécifié un libellé qui rappelle en quelques mots clés le but du critère. J'ai utilisé une couleur de police différente pour améliorer la visibilité. Veillez par contre à ne pas sélectionner ces libellés lorsque vous créez vos formules.

3 - Nommez des plages de cellules

Enfin je vous conseille de créer des cellules nommées pour accélérer votre travail et rendre vos formules plus lisibles.

Pour comprendre l'intérêt de cette pratique rien de tel qu'un exemple.

Commencez par sélectionner la plage de critère pour Eric :

Allez dans le menu Insertion/Noms/Définir :

Dans la boîte de dialogue définissez un nom (ici j'ai mis Trimestre1_Eric) puis validez en cliquant sur OK :

Dans le coin supérieur gauche vous pouvez voir le nom de votre sélection nommée :

Pour utiliser cette sélection nommée, placez vous sur la cellule B3 de la feuille Analyse puis sélectionnez dans la barre de formule le troisième paramètre de la fonction :

Allez dans le menu Insertion/Noms/Insérer :

Pour les utilisateurs Excel : vous pouvez également repasser par l'assistant fonctions, supprimer le paramètre critère de la formule puis insérer le nom par le menu Insertion comme indiqué ci-dessus. Malheureusement ceci ne semble pas fonctionner dans OpenOffice Calc.

Dans la liste choisissez le nom à insérer (ici nous n'en avons créé qu'un seul) puis cliquez sur OK :

Voici le résultat :

La formule qui était :

=BDSOMME(Base.A1:G7;Base.E1;Critères.A2:H3)

devient :

=BDSOMME(Base.A1:G7;Base.E1;Trimestre1_Eric)

C'est quand même un peu plus lisible. Vous apprécierez ce point si vous mettez en place un tableau assez complexe nécessitant un nombre important de formules.

Je vous conseille également de nommer ainsi votre base : en cas de mise à jour de la base vous n'aurez qu'à redéfinir la sélection nommée (en prenant soin d'utiliser le même nom) et toutes vos formules seront automatiquement à jour.