L'analyse rapide des données à l'aide d'un tableau croisé dynamique a été examinée dans un tutorial précédent. Cette méthode est pratique mais, parfois, ne peut satisfaire tous les besoins que ce soit en terme de mise en page des tableaux ou de complexité de certaines synthèses de données. Les tableurs OpenOffice Calc et Microsotf Excel contiennent des fonctions d'analyse des données très utiles pour créer des tableaux de synthèse personnalisés offrant en outre des possiblités de mise en forme plus souple que les tableaux croisés dynamiques.
L'objet de ce tutorial est de fournir les quelques explications nécessaires au bon usage de ces fonctions d'analyse des données. Parmi celles-ci se trouvent des fonctions BDSOMME, BDMOYENNE, BDPRODUIT, BDNB ou encore BDNBVAL qui sont les plus utilisées. Le tutorial est basé sur OpenOffice Calc mais il est transposable à Excel sans problème. Si nécessaire, en cours d'explications, un commentaire détaillera la procédure à appliquer dans Excel si elle différente de Calc.
Ceci est la deuxième partie du tutorial consacré aux fonctions d'analyse de bases de données. Nous allons apprendre à créer notre première formule à l'aide d'une de ces fonctions. Il est préférable d'avoir lu au préalable la première partie.
II. Explications
1 - Création de notre première formule
Placez vous sur la feuille Analyse, sélectionnez la cellule B3 et activez l'assistant fonctions :
Comme nous voulons calculer la somme des ventes nous allons utiliser la fonction BDSOMME. Sélectionnez celle-ci et cliquez sur suivant. Placez le curseur dans le champ Base de données ou cliquez sur le bouton Réduire à droite de ce champ :
Cliquez sur l'onglet de la feuille Base et sélectionnez toute la base de données. Celle-ci se trouve alors délimitée par une bordure rouge :
Lorsque vous lâchez le bouton de la souris le champ Base de données est complété automatiquement selon votre sélection :
Placez-vous ensuite dans le champ du paramètre Champ et cliquez sur la cellule E1 de la feuille Base. Cette cellule correspond à l'en-tête de colonne Prix de vente. C'est dans cette colonne que figurent les prix que nous souhaitons additionner:
Reste à remplir le champ Critères de recherche. Le curseur étant placé dans le champ de ce paramètre sélectionnez la plage de cellules A2:H3 de la feuille Critères :
Au final vous devez avoir ce résultat :
Cliquez sur OK :
La celllule B3 affiche 500, ce qui correspond aux ventes d'Eric au premier trimestre.
2 - Compléter le travail
Créez maintenant les critères pour les autres vendeurs pour le premier trimestre (je vous conseille de copier/coller le critère déjà existant et de modifier le nom du vendeur) :
Puis il vous faut bien sûr créer les fomules dans chacune des cellules du tableau :
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